Goede koppelingen besparen ondernemer hoop tijd
In zowel de shop als op het voorterrein van tankstations worden steeds meer services aangeboden, zoals koffieautomaten, snackwanden, wasgelegenheden, loyaliteitsoplossingen en laadpalen. Om te zorgen dat de omzet en data die daarmee gegenereerd worden automatisch in het kassaoverzicht verschijnen, bouwt Extendas koppelingen.
“Het doel van een koppeling is voor ons altijd om het onze klanten gemakkelijker te maken doordat er minder handwerk nodig is. Dat zorgt tevens voor een betrouwbaarder proces. Het gaat om automatisering en het verbinden van partijen die individueel ergens heel goed in zijn. Wij positioneren ons daarom als partij die erg open staat voor koppelingen met andere partijen’’, legt sales manager Jordy Loos uit.
Van backoffice tot cloud
Het begint allemaal bij de backoffice, waar ondernemers in de tankstationbranche mee werken, zegt Loos. “De backoffice is voor de klant de waarheid. Daar ligt alles vast. Daar is administratief alles belegd: je voorraad staat erin, je balansen, omzet, winst, verlies, transacties, alles. Kortom: je backoffice moet kloppen. Als je dat kloppend wil hebben, wil je ook alles wat er gebeurt op het tankstation geïntegreerd hebben. Het is overstijgend naar alle systemen.”
Lees verder onder de afbeelding
Al die verbindingen tussen A en B worden opgezet vanuit het zogenaamde cloudplatform. De backoffice op de locatie staat weer in verbinding met dit cloudplatform van Extendas, dat op zijn beurt weer is verbonden met alle betalingssystemen op het tankstation. “Op die manier kunnen we alle transacties uitlezen van andere cloud(systemen). Die worden realtime opgehaald. We halen dat op en verwerken dat geautomatiseerd in een overzicht. Daarin kan je bijvoorbeeld per automaat en per dag zien wat de omzet is. Dat hoef je dan niet nog eens handmatig toe te voegen, want je wil uiteindelijk niet hele dagen bezig zijn met administratie. Het wordt nu direct financieel juist geboekt.”
Kortom: vanuit de cloudomgeving koppelt Extendas met diverse eigen systemen, zoals de backoffice, en met systemen van derde partijen. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan kentekenherkenning, loyaliteitsoplossingen, orderkiosken, bemande en onbemande kassasystemen en Business Intelligence (BI), waarmee data omgezet wordt in informatie.
Dagelijks rapport
Een van de stations in Nederland waar gebruik wordt gemaakt van koppelingen tussen verschillende systemen is D!vers Woerden, waar wordt gewerkt met contactloze betaalsystemen bij onder andere de wasboxen, koffieautomaten, wasmachines en toiletten. In totaal hangen er twintig betaalsystemen van Payter. Door de koppelingen verschijnt alle informatie automatisch in het dagelijkse rapport van de onderneming.
“Het allerbelangrijkste woord is gemak. Anders moet je alles handmatig overboeken”, aldus mede-eigenaar van het station Ad Benschop. “Als je driehonderd transacties hebt en je moet ze een voor een noteren, want wij doen alles dagelijks, is dat veel werk. Als dat elke dag tien minuten of een kwartier scheelt, is dat op jaarbasis natuurlijk heel veel.”
Lees verder onder de afbeelding
Uit alle data die de transacties bij de verschillende services op het station opleveren, kunnen bovendien lessen getrokken worden, stelt Loos. “Ondernemen op een onderbuikgevoel of sturen op echte gegevens is wel echt een wereld van verschil. Ook kun je bijvoorbeeld goed monitoren hoe een actie loopt en of je dat nog eens moet doen.” Ook Benschop kan zich in die gedachte vinden. Voorheen boekte hij eenmaal per week de totalen per machine in zijn systeem, maar tegenwoordig ziet hij exact wat er per dag gebeurt. “Dat wil je eigenlijk wel weten, want op sommige dagen wil je bijvoorbeeld meer snacks bakken, omdat ze dan vaker verkocht worden. Inzicht is omzet. Als je weet wat er gebeurt, weet je hoe je moet anticiperen.”
Meer koppelingen in toekomst
Volgens Loos is het in de toekomst mogelijk om het aantal bestaande koppelingen via het cloudplatform flink uit te breiden. In het algemeen zullen er naar de toekomst toe veel meer integraties beschikbaar komen, stelt hij. Dat gaat van online betalen via een app aan de pomp tot het online bestellen van broodjes, waarvan dan ook direct alle transacties in het kassasysteem komen te staan.
“We anticiperen graag op nieuwe ontwikkelingen in de markt. De energietransitie en elektrisch laden is iets waar wij bijvoorbeeld nu mee bezig zijn. De laadsessies wil je vanzelfsprekend administratief goed verwerken en inzichtelijk hebben. Je wilt weten hoeveel er geladen wordt en of je bijvoorbeeld moet uitbreiden of afschalen. Dat zijn hele interessante dingen. Daar haal je veel informatie uit om op te kunnen sturen.”
“Ook hebben wij een koppeling met een BI-tool gerealiseerd. Door het analyseren van Business Intelligence en beschikbare data, kun je trends en ontwikkelingen op de markt en op het tankstation signaleren. De BI-koppeling zorgt ervoor dat ondernemers in staat zijn om onder andere eenvoudig periodes met elkaar te vergelijken om te bepalen wat het effect is van bepaalde acties, hoe de afname van brandstof en elektrisch laden zich ontwikkelt en welke broodjes in de bakery het best of juist het slechtst verkopen.”
Lees ook:
